En CafeStore hemos acompañado a muchos colegas a cumplir el sueño de abrir su propia cafetería; para hacerlo realidad, es mejor estar previamente asesorado. Por lo tanto, acá te dejaremos una serie de recomendaciones que hemos ido aprendiendo luego de ver triunfos y errores de muchas cafeterías.
Presupuesto
Ciertamente es fundamental tener claro el presupuesto, es decir, cuánto puedes gastar inicialmente y, también, cuánto tiempo necesitas para recuperar esa inversión. Por esa razón, debes hacer una mirada muy honesta y comenzar tus compras una vez que tengas la mayor parte de los presupuestos en mano, ya sea el arriendo, los muebles, los sueldos, los implementos de barra, entre otros.
Nosotros, por sobre todo, te podemos apoyar en planificar una barra bien adecuada a tus necesidades. Por lo tanto, a continuación, lo primero y más importante que te podemos recomendar, es saber cuánto se espera vender en los momentos de mayor afluencia; y con ello podemos calcular lo que efectivamente necesitarás sin sobre-equiparte.
Al final de la primera parte de este artículo, te dejaremos con una tabla a modo de presupuesto base, con la cuál podrás tener un sedimento general sobre lo que gastarás y no dudes en contactarnos a hola@cafestore.cl para resolver tus dudas y podremos armar una tabla presupuestaria a tu medida sin costo.
Lo primero es la ubicación
En el mundo del café, la ubicación es la clave del éxito, por ello, dedica tiempo a encontrar el lugar perfecto y analízalo a fondo, evitando especulaciones. Por lo que, te recomendamos una serie de misiones prácticas:
- Busca cafeterías en barrios similares a tus ideas.
- Observa decoraciones y equipamiento.
- Analiza la afluencia de clientes diaria.
- Ejemplos:
- Dirígete a otra comuna similar.
- Busca un barrio lo más parecido posible y encuentra una cafetería.
- Párate en frente y evalúa cuánto gente entra.
- Si puedes, incluso, pregunta a quienes atienden y cuánto tiempo llevan abierto, además, cuánta gente entra en los momentos claves (como el almuerzo, tarde o fines de semana).
Por otra parte, la elección de la máquina de café (el corazón de tu negocio) debe basarse en calcular la capacidad máxima de clientes y el tiempo de concentración de pedidos.
Evalúa tus espacios
Dirígete a tu local, o el que estés considerando, y toma medidas del espacio. Revisa cuántas mesas y sillas caben, para ello, un ejercicio práctico, es dibujar los muebles en el piso con cinta de enmascarar, o bien, digitalizar el espacio y simularlo. Debes considerar que el espacio mínimo para una barra es de:
- Pequeña: 65 x 140 cm
- Mediana: 75 x 160 cm
- Alta demanda: 75 x 190 cm
Recuerda, esto es el mínimo. Si es que quieres ubicar también la caja registradora y tener métodos de filtrados u otros, debes considerar un tamaño mayor. Las barras normalmente se sitúan hacia alguna esquina o muro, entonces, para que el/la barista pueda desplazarse, necesitará un mínimo de 1 metro de espacio entre ésta y el muro. Ahora, si guardas cosas detrás de la barra de café, el pasillo debiese contemplar un mayor espacio para abrir puertas y poder aún trabajar. No olvides considerar repisas en los muros, para bajar el espacio necesario.
La indumentaria mínima para alimentos
Bien, ya con esto tenemos gran parte del cálculo listo, sin embargo, no lo congeles; una vez que veas cuántas sillas y comensales pueden sentarse en tu cafetería, debes evaluar al menos una porción de alimentos para cada comensal. Con ello puedes calcular aproximadamente cuántos pasteles u otros alimentos requieren refrigeración o preparación. Por lo que debes, cotizar esos implementos y volver a mirar si es que debes reubicar algo.
La máquina de café
Ahora sí, ya tienes un aproximado de cuántos comensales máximo puedes atender y con ello podemos elegir la máquina de café, dependiendo si es que todos llegarán casi a la misma hora (como en el caso de algún casino) o si será distendido a lo largo del día.
Elegiremos si es de uno, dos o tres grupos. Para la mayoría de los casos, las máquinas de 2 grupos son ideales, suelen tener bastante potencia interna y se acomodan para que dos baristas puedan trabajar tranquilos. Por otra parte, la mayoría de las máquinas de 1 grupo están diseñadas para flujos bajos o medio-bajo, pero aprenderás que no todo remonta a la cantidad de grupos; existen muchos otros factores que influyen, como el tamaño de la caldera y la potencia.
Podemos ayudarte a elegir la apropiada, tenemos mucha información técnica y experiencia con muchas marcas y tipos de máquinas, contáctanos directamente al whatsapp, por medio de correo electrónico, o bien por medio de nuestro formulario de proyectos y asesorías.
Pro tip: El valor comercial de las máquinas a veces no corresponde a la capacidad de atender público, por lo que es altamente probable que encuentres equipos que por la marca cobren mucho. ¡Asesórate con expertos como nosotros! Es frecuente que marcas emergentes usen las mismas piezas internas que otras marcar e incluso mejoren su tecnología; no es una regla general, pero es un punto importante a considerar.
El molino
Enfócate mucho en éste y destina el mayor presupuesto que puedas. Es mejor contar con una máquina básica y un buen molino, que viceversa. Un molino inadecuado puede incluso generar gastos hormiga, siempre te recomendamos molinos con contador digital, si no puedes permitirte uno al iniciar, te recomendamos profundamente considerar el cambio a futuro.
¿Por qué un molino podría generar gastos hormiga? Pues, porque mientras menos consistente en la granulometría y dosis tenga tu molino, mayor dificultad encontrarás para calibrar el espresso. Con ello puedes terminar gastando bastante más café del necesario y además, ofrecer bebidas de mala calidad.
Tazas para la barra
Usaremos el cálculo de cuántos clientes podemos tolerar máximo, por lo que, debemos considerar que todos tendrán al menos una taza; pero no olvidemos las tazas extras que tendremos en proceso de limpieza y las tazas que podamos llegar a ocupar nosotros para hacer pruebas o retener, porque nos equivocamos en la preparación. Para ello te recomendamos esta tabla:
| Número de comensales | 20 | ||
| Modelo | Cantidad base | Cantidad extra (20%) | Total |
| Espresso | 6 | 1,2 | 15 |
| Cappuccino | 12 | 2,4 | 15 |
| Latte | 8 | 1,6 | 10 |
| Tazas de té | 6 | 1,2 | 8 |
No olvides los vasos para llevar, esto dependerá netamente de la ubicación de tu cafetería, por lo que es muy difícil recomendarte alguna cantidad, pero aprovecharemos de recordarte que consideres el espacio para guardar estos implementos e intenta dejar a mano sólo lo que usarás en el día, ya que ocupan bastante espacio.
¿Cuánto dinero cuesta abrir una cafetería?
Claro, depende de muchos factores, acá te dejaremos una tabla con un listado detallado de lo que deberías tener para preparar café de especialidad y la justificación de cada elemento, para que puedas dar prioridad y comprar en el orden que tú realmente necesites.
Revisa aquí la tabla de recomendaciones
| Ítem | Cantidad | Requerimiento | Descripción |
| Producción de barra | |||
| Máquina de café | 1 | Esencial | El corazón de la cafetería, se elige la correcta caso a caso y te podemos ayudar en ello. |
| Filtro de agua para la barra | 1 | Opcional | En cafeterías con mucho movimiento, un filtro de barra es una opción de calidad y bajo mantenimiento. Son costosos, así que evaluemos tu caso particularmente, en la mayoría de los casos si el flujo es bajo se puede evitar durante el primer año y partir con bidón. |
| Molino on demand | 1 | Esencial | Permite moler fresco el grano. Te recomendamos considerar darle prioridad dentro de tu presupuesto, ya que será clave para un buen funcionamiento y control de costos. Un molino que esté bajo las necesidades técnicas de tu barra puede generar grandes dolores de cabeza en el corto plazo. |
| Tamper | 1 | Esencial | El utensilio para presionar el café en el portafiltro es fundamental para obtener una bebida equilibrada y evitar la sub-extracción (sabor ácido). LA mayoría de las marcas profesionales usan 58mm. Recuerda: necesitas sólo uno por máquina. |
| Tamping mat o station | 1 | Esencial | Superficie blanda para posicionar el portafiltro y presionar la pastilla de café con el tamper, evita daños y permite un tampeo uniforme. No usarlo dañará el hilo del portafiltro y causará un costoso arreglo. |
| WDT | 1 | Opcional | Rompe los cúmulos de café molidos; ayuda a una mejor extracción. |
| Distribuidor | 1 | Opcional – Muy recomendado | De gran ayuda para mejorar el tampeo, te puede ayudar bastante a calibrar más rápido y con menos gasto de café, reduciendo el gasto de café hormiga por malas calibraciones. |
| Knock Box | 1 | Esencial | Recipiente para botar la pastilla de café, con mango acolchado para reducir ruido. Evita contacto con el basurero y así mejoras la higiene y rapidez para atender en barra. |
| Balanza para espresso | 1 | Opcional | Ayudará bastante a mejorar la consistencia de tus extracciones y te ahorrará tiempo al calibrar el espresso. |
| Shot espresso | 1 | Opcional | Sustituto de la balanza para café, es tan eficaz para calibrar el espresso como la balanza, pero acá no tendrás cronómetro, es una preferencia personal. |
| Pitcher 5 oz | 1 | Opcional | Funciona como pitcher auxiliar en algunas preparaciones, como affogato o cortado clásico, pero no sirve para texturizar. Puedes considerar comprarlo en el futuro si lo necesitas, ya que suele ser opcional y la mayoría no lo necesita al iniciar. |
| Pitcher 12 oz | 2 | Esencial | Será el pitcher más usado, es donde más fácil podrás texturizar y permite texturizar un cappuccino o un latte. Te recomendamos tener a mano siempre un par limpio. |
| Pitcher 20 oz | 1 | Esencial | Será el pitcher a usar en caso de tener que producir 2 lattes, es versátil, pero sutilmente más difícil de usar que el de 12 onzas, te recomendamos partir con uno e ir adquiriendo más conforme veas si es necesario. |
| Termómetro | 1 | Opcional | Si no tienes mucha experiencia en barra te ayudará a evaluar si estás texturizando correctamente para no sobrepasarse con la temperatura en la leche. Adicional a ello, es una gran herramienta si es que tendrás barra de filtrados. |
| Cronómetro | 1 | Opcional | Útil para monitorear el tiempo de extracción y calibración, en especial si no se utiliza balanza para espresso |
| Limpieza | |||
| Paño de barra | 2 | Esencial | Después de cada shot de espresso es necesario limpiar el portafiltro, los paños de microfibra evitan la retención de olores y bacterias y no dañan las piezas (ojo: no los uses para la lanceta). |
| Paño para lanceta | 1 | Esencial | Idealmente consigue paños multiusos absorbentes gruesos y de fibras artificiales, ya que los deberás limpiar con un poco de cloro. |
| Detergente de grupos | 1 | Esencial | Detergentes específicos para limpiar los grupos de la máquina, apto para uso en alimentos y diseñado para limpieza profunda sin dañar los componentes. Se debe usar a diario al finalizar el día. |
| Detergente de lanceta | 1 | Esencial | Esencial para la limpieza de la lanceta al finalizar el día, este quitará los residuos por fuera y por dentro de la lanceta. No usarlo puede generar fallos costosos en la máquina. |
| Granos de limpieza para molino | 1 | Opcional | Producto inocuo a base de maíz para purgar los restos de café que puedan quedar en el molino cuando le hagas limpieza profunda. No es necesario comprarlo al inicio si tu molino está nuevo, se usa aproximadamente cada un mes o más, según el uso del molino. |
| Set starter | 1 | Es un conjunto de los 3 detergentes más populares para limpieza de grupo, lanceta y molino. Es bastante útil si estás iniciando o si tu cafetería es pequeña o tienes una barra en tu casa. | |
| Filtro ciego | 1 | Esencial | Se utiliza dentro del portafiltro cuando se limpia la máquina al final del día, es esencial para un buen resultado. Se necesita mínimo uno, pero si tienes más de un grupo te recomendamos uno extra ya que verás que ahorra tiempo hacer la limpieza de los grupos de forma simultánea. |
| Cepillo de grupo | 1 | Esencial | Necesario para usar en conjunto a la limpieza de los grupos luego de pasar el detergente, este se llevará las partículas retenidas y es necesario para finalizar el proceso diario. |
| Cepillo de molino | 1 | Opcional | Ideal para limpiar a profundidad el molino al finalizar la hornada, con ello tendrás una mejor molienda y alargarás la vida útil de tu molino, ya que las partículas pegadas generan resistencia al motor e inconsistencia al moler. |
| Servicio | |||
| Taza espresso | – | Esencial | Taza pequeña para: ristretto, espresso simple o espresso doble. Se utiliza una taza de porcelana con paredes bastante gruesas para mantener la temperatura. |
| Taza cappuccino | – | Esencial | Es una taza con una capacidad entre 140 a 180 ml, posee una forma óptima para poder realizar latte art. |
| Taza latte | – | Esencial | Es una taza con una capacidad entre 200 a 260 ml, el tamaño dependerá de la cantidad que quieras servir, el estándar es que el latte sea de 200 ml. |
| Taza latte large | – | Opcional | Se utiliza para latte igualmente, pero se frecuenta usar tamaños grandes, como 260 a 290 ml, cuando se preparan opciones saborizadas o chocolates calientes. |
| Vasos descartables | Opcional | Te recomendamos partir con una caja por cada tamaño (4, 8 y 12 oz), recuerda que por la legislación vigente sólo están permitidos los compostables certificados. | |
| Tapas y mangas para vasos | – | Opcional | Ideal tener una por cada vaso desechable disponible, con el tiempo verás que muchos clientes no las usan e irás ahorrando algunas unidades para uso futuro. |
| Revolvedores descartables | 1000 | Esencial | Se utilizan poco, pero es importante mantener stock de ello. |
| Azúcar | 1 | Esencial | No olvides tener siempre stock de sachets, ya que por higiene se prefiere este uso en vez de azucareros en la mesa. |
| Endulzantes | 1 | Esencial | Muchos clientes tienen preferencia por endulzantes, es importante tener una cantidad de aproximadamente la mitad del azúcar disponible. |
| Producción de bebidas | |||
| Syrup | 2 | Opcional – Muy recomendado | Contamos con un amplio catálogo, te recomendamos iniciar con Vainilla y Caramelo e ir adquiriendo nuevos con el tiempo. |
| Bombas para syrups | 2 | Opcional – Muy recomendado | Se utiliza bomba una por cada sabor de syrup. Cada bomba está calibrada para entregar una porción constante, usarás aproximadamente 3 bombeos por latte. |
| Chocolate en polvo | 1 | Opcional – Muy recomendado | El chocolate en polvo es más fácil de conservar, manipular y medir su proporción. Tenemos opciones desde 500g para partir con una excelente calidad. |
| Organizador de syrups | 1 | Opcional | Si bien es muy opcional, sabemos que cada centímetro en la barra cuenta, los organizadores permiten orden y mejor aprovechamiento del espacio. |
| Adicionales | |||
| Pitcher Rinser | – | Opcional | Es un sistema de limpieza rápida de pitchers o vasos, agiliza bastante el movimiento, es ideal para barras con alto flujo. |
| Molino retail | – | Opcional | En caso que tus clientes quieran comprar café molido para llevar a su hogar, necesitarás un molino retail, son bastante específicos ya que los molinos de barra o filtrado no sirven para este propósito. |
| Calentador de agua | – | Opcional | Es un hervidor de agua de mayor tamaño con la capacidad de tener agua lista constantemente, servirá para el servicio de té y filtrados con rapidez. |
| Percoladora | – | Opcional | Son cafeteras de filtro que permiten producir grandes cantidades de café en poco tiempo, suelen estar en cafeterías cercanas a oficinas o sectores con consumo muy rápido. |
| Barra de filtrados | |||
| Balanza de barista | 1 | Opcional – Muy recomendado | En una barra de filtrados, es indispensable tener una balanza de barista. Están diseñadas para el uso constante, resistencia a la humedad, y generalmente cuentan con cronómetro para controlar las recetas. |
| Tetera cuello de cisne | 1 | Opcional – Muy recomendado | Es la tetera base de las barras de filtrado, permiten un gran control sobre el flujo del agua, con ello tendrás extracciones de gran calidad. |
| Molino para filtrados eléctrico | 1 | Opcional | Según el tiempo disponible, podrías necesitar un molino eléctrico para filtrado. Ten en consideración que los molinos de espresso no sirven para este propósito. |
| Molino manual | 1 | Opcional | Si dispones de tiempo o no tienes tanto presupuesto, un molino manual para filtrados ofrece mayor consistencia y es más económico que los eléctricos. Para comercio, elige molinos con rodamientos y muelas metálicas, evitando los plásticos de hogar. |
| Set V60 | 1 | Opcional – Muy recomendado | En cada barra de filtrado es el método más frecuente y solicitado, comprar el set es más conveniente que por separado. |
| Aeropress | 1 | Opcional | La Aeropress es un versátil sistema de extracción, es fácil de preparar y a muchos clientes les gusta bastante el resultado, además que es bastante rápida de preparar. |
| Chemex 6 tazas | 1 | Opcional | La Chemex 6 tazas es casi un ícono de una barra de especialidad, de inmediato llama la atención y suele indicar que la cafetería tiene buenos implementos y por tanto buen café. |
| Chemex 3 tazas | 1 | Opcional | Se suele usar cuando sirves el método completo en la mesa del cliente, la Chemex de 3 tazas entrega una porción para una persona. |
| Kalita | 1 | Opcional | Es un método frecuentemente solicitado entre baristas y aficionados, muy bien valorado por la comunidad. Recuerda que usa filtros específicos. |
| Origami | 1 | Opcional | Por su frecuente aparición en los últimos mundiales de barismo y su indudable atractivo, cada día toma mayor popularidad entre los consumidores, entrega una bebida balanceada y compleja. |
| Otras recomendaciones: | |||
| Delantales | Muy recomendado | Entrega una mejor imagen, aclara quienes son los baristas o meseros y ayuda mucho con la higiene. | |
| Infusionadores de té | Opcional | Intenta usar métodos simples y resistentes a golpes. | |
| Jugueras | 2 | Opcional | Los clientes suelen pedir jugos, son un gran complemento además que suelen ser bastante rentables. Es ideal tener más de una juguera o en su defecto más de un frasco para la misma ya que suelen pedir de a 2. |
| Cubiertos | Esencial | No comercializamos, pero te recomendamos ir por cubiertos de acero para casinos, son económicos y resistentes. | |
| Servilleteros | Esencial | ||
| Guantes | Opcional | Los necesitarás con bastante regularidad. | |
| Máquina de fabricación de hielo | Opcional | ||
| Horno | Opcional | La mayoría de las cafeterías necesitan uno ya que se suele partir con la patente que solo permite calentar productos preparados previamente o a lo mucho preparación de sándwich. | |
| Computador para instalar el punto de venta | Opcional | A la larga se suele siempre necesitar mínimo un computador simple para cuadrar caja, administrar pedidos u otros. | |
| Impresora térmica de comandas para organizar los pedidos que hay que preparar tanto en barra como en cocina | Opcional | Te la recomendamos bastante al igual que tener un software para cafeterías, ayudará enormemente a sacar los pedidos a tiempo y llevar un control claro de las preparaciones. |
Recomendaciones que nos hubiese gustado saber al inicio
Conocimiento del café
El público cada vez es más conocedor y exigente, por lo que como mínimo debes tener la preparación de un barista básico, de modo que entiendas las tendencias y puedas gestionar una buena calidad en tu café. Te recomendamos tomar curso de barista, haciendo clic aquí.
Asesórate
En lo posible, asesora tu menú con algún chef profesional, así elaborar una estrategia con productos de rápida preparación, buen costeo, optimización de compra y un menú dinámico que pueda satisfacer clientes de distinto tipo. Te puede ayudar a mejorar el orden de la cocina y de las preparaciones, además de indicar el correcto almacenamiento de los alimentos. Ten en cuenta la estación o clima para saber qué ofrecer en el menú.
Contrata al menos un barista que tenga mucha experiencia, quizás puedes contratarlo por un tiempo corto inicial, pero tener un correcto menú, los nombres bien escritos, una barra con un orden óptimo y buen equipada, pueden crear un público frecuente.
Organiza tus compras profesionalmente
Mantén un listado de proveedores oficial y un listado de proveedores alternativos. No dejes nunca de optimizar tus compras, esto es un pilar fundamental en la salid financiera de tu cafetería. Muchos proveedores tienen la capacidad de hacer entrega gratuita de lo que necesitas con precios muy convenientes. Leche, pan, verduras, café y pastelería, son productos que generalmente tienen este servicio, lo que te puede ahorrar costos y por sobre todo tiempo.
Utiliza Software
Muy recomendado es que uses, al menos, un software para manejo de inventario y costos, e idealmente adquirir una impresora térmica para las comandas; te ahorrará muchísimos dolores. Es también ideal usar algún software para organizar horarios.
Organiza la contabilidad básica
Todo negocio necesita contabilidad básica. Puedes contactar un contador part-time sólo para lo básico, no necesitas uno a tiempo completo. La mayoría de los contadores de pymes pueden y saben gestionar los contratos básicos, pero siempre es bueno que te consigas un contrato base tipo con alguien del mismo rubro que ya tenga más experiencia.
Considera cuál patente
Revisa los requisitos de patente antes de tramitar una, normalmente las cafeterías necesitan las más simples y la información, generalmente, se encuentra fácil en las páginas web de las municipalidades; son trámites lentos, cuanto antes lo inicies mejor.
Interactúa con la comunidad
Prepárate para manejarte en redes sociales, es especial Instagram. Debes tener tu identidad, crear buen contenido, pero principalmente asesórate para hacer campañas de publicidad en un radio de kilómetros a la redonda. Es una inversión baja con un muy alto impacto. Conoce a tu comunidad del entorno, frecuentemente hay artistas que necesitan un espacio para presentar sus obras y ambos se verían beneficiados.
Google maps y places
Publica en Google maps y places (para Iphone), palabras calves como: desayuno, cumpleaños, café de especialidad, pastelería, opciones vegetarianas, opciones sin gluten, jugos, café para llevar, wifi, pet friendly, etc. Estas palabras claves, están probadas que atraen bastante público, en especial turistas y personas que se encuentran temporalmente en la zona.
Presupuesto inicial, vs presupuesto porterior
Busca financiamiento, existen organizaciones del estado y organizaciones privadas, todas con gran experiencia en esto y tienen requisitos mínimos para entregar el capital, esos mismos requisitos mínimos son una excelente guía de trabajo para tener un negocio con futuro, si logras pasar estos requisitos, es muy probable que vayas en buen camino. En Chile, existen opciones como capital semilla, Fondo de desarrollo y crecimiento CORFO; Capital Abeja, fondo Crece de CORFO y SERCOTEC. Algunos de ellos financian proyectos que no han iniciado y otros mejoran proyectos ya en curso.
Recuerda iniciar con algunos básicos
Amigos/as nos han comentado errores frecuentes y han quedado como anécdotas graciosas, pero efectivamente pueden dar problemas mayores, así que, amistosamente te recordamos:
- Tener el efectivo para dar vuelto desde el primer día. Graciosamente a la mayoría se les olvida.
- Elige la compañía de internet que mejor funcione en tu ubicación para el punto de pago, esto será clave para una atención ágil.
- Recuerda tener suficientes elementos de limpieza.
- Planea el espacio considerando dónde guardarás estos elementos de limpieza.
- Establece horarios claros para las actividades diarias.
Cualquier duda o inquietud, no dudes en acudir a la comunidad cafetera. Afortunadamente pertenecemos a un rubro muy amigable que suele tener excelentes relaciones entre los distintos agentes; las ferias y competencias de barismo son excelentes eventos para conocer a la comunidad. Nos apasiona llenar el mundo de cafeterías donde la gente se reúna y disfrute, por lo tanto, siempre estaremos dispuestos a dar un consejo o guiar en cualquier duda, es importante que a todos nos vaya bien para vivir de esto.
